Можно сделать договор о безвозмездном пользовании каким-нибудь автомобилем ( я б посоветовала - с грузовым - проблемы с объснением с МА на личные поездки отпадут ) и списывай бензин по мере надобности, а если в договоре указать, что и ремонт можно делать, т.к. договор о безвозмездном пользовании ... то и такие чеки вполне подойдут.
Но ... это если комметческой предприятие ... и собственник хозяин свои доходов и расходов .
А если это недоходное предприятие ... то здесь все расходы должны быть расписаны ... и лишних быть не должно - но это мое мнение, с недоходными предприятиями я не работаю, могу и ошибаться