2003-09-17 17:10
Общие положения
1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в КТ.
2. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.
Прием и регистрация документации
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Существует три основных потока документации: ·
входящие; ·
исходящие; ·
внутренние;
Документы, поступающие в правление, проходят следующие этапы: · предварительное рассмотрение; ·
регистрация; ·
рассмотрение; ·
исполнение;
Предварительное рассмотрение При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, т.к. в письме может отсутствовать обратный адрес; дата почтового штемпеля может иметь значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.
Чаще всего корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления.
Регистрация
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа. Например: вх. 121/4-2003, где 121 - порядковый регистрационный номер; 4 - номер дела, в котором этот документ будет подшит; 2003 - год поступления.
Вся документация регистрируется в день поступления.
После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.
Рассмотрение корреспонденции
После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие - либо вопросы, можно воспользоваться информацией, находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной стороне. Именно в этом месте должны быть указаны фамилия и телефон исполнителя документа. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.
Исполнение
Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом: · направить корреспонденту письменный ответ;
· сообщить телефонограммой.
Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента. Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба жильцов дома, то решение должно быть доведено до них обязательно под роспись или в письменной форме.
Для записи поступивших в товарищество телефонограмм ведется специальный журнал. При приеме телефонограммы необходимо записать: · содержание телефонограммы; ·
откуда она поступила; ·
дату и время приема; ·
кто передал и кто принял.
Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции В ответе на полученную корреспонденцию перед текстом письма товарищества обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в товарищество.
Исходящие документы подписываются председателем правления и в определенных случаях председателем ревизионной комиссии. При отправке финансовых документов исходящие документы подписываются председателем правления и бухгалтером.
Вся отправляемая из товарищества корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации входящих и исходящих документов.
Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется по адресу, а второй остается и подшивается в дело.
Порядок оформления дел
Документы, исполненные и списанные "в дело", должны быть: · проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело; ·
сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам; ·
освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок.
Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.
По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дело должно быть прошнуровано и скреплено печатью товарищества.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.п. тома дела.
1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в КТ.
2. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.
Прием и регистрация документации
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Существует три основных потока документации: ·
входящие; ·
исходящие; ·
внутренние;
Документы, поступающие в правление, проходят следующие этапы: · предварительное рассмотрение; ·
регистрация; ·
рассмотрение; ·
исполнение;
Предварительное рассмотрение При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, т.к. в письме может отсутствовать обратный адрес; дата почтового штемпеля может иметь значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.
Чаще всего корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления.
Регистрация
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа. Например: вх. 121/4-2003, где 121 - порядковый регистрационный номер; 4 - номер дела, в котором этот документ будет подшит; 2003 - год поступления.
Вся документация регистрируется в день поступления.
После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.
Рассмотрение корреспонденции
После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие - либо вопросы, можно воспользоваться информацией, находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной стороне. Именно в этом месте должны быть указаны фамилия и телефон исполнителя документа. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.
Исполнение
Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом: · направить корреспонденту письменный ответ;
· сообщить телефонограммой.
Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента. Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба жильцов дома, то решение должно быть доведено до них обязательно под роспись или в письменной форме.
Для записи поступивших в товарищество телефонограмм ведется специальный журнал. При приеме телефонограммы необходимо записать: · содержание телефонограммы; ·
откуда она поступила; ·
дату и время приема; ·
кто передал и кто принял.
Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции В ответе на полученную корреспонденцию перед текстом письма товарищества обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в товарищество.
Исходящие документы подписываются председателем правления и в определенных случаях председателем ревизионной комиссии. При отправке финансовых документов исходящие документы подписываются председателем правления и бухгалтером.
Вся отправляемая из товарищества корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации входящих и исходящих документов.
Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется по адресу, а второй остается и подшивается в дело.
Порядок оформления дел
Документы, исполненные и списанные "в дело", должны быть: · проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело; ·
сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам; ·
освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок.
Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.
По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дело должно быть прошнуровано и скреплено печатью товарищества.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.п. тома дела.
