2003-09-17 17:02
Очередное собрание.
Основным способом вовлечения жителей в жизнь товарищества является участие в общих собраниях. Именно общее собрание является тем механизмом, который позволяет учесть интересы и мнения большинства жителей в текущей работе исполнительного органа товарищества. Поэтому важно, чтобы собрания проводились регулярно, и были необходимы жителям. Напомним некоторые правила проведения собраний:
Всегда начинайте и заканчивайте вовремя.
Не позже, чем за 10 дней до проведения собрания, вывешивайте объявления о его проведении в подъезде и помимо этого распространяйте эти объявления напрямую всем участникам через почтовые ящики. Сверьтесь с Уставом своего товарищества относительно требований к срокам оповещения, поскольку они могут быть разными для разных видов собраний.
Вывешивайте в подъезде и раздавайте участникам повестку дня предстоящего собрания, чтобы люди знали, чего следует ожидать от обсуждения на собрании.
Следует вывешивать в подъезде протокол собрания.
Для улучшения явки на собрание следует за день-два обзвонить участников и напомнить им о предстоящем мероприятии.
Если для проведения конкретной дискуссии или принятия конструктивных решений необходимо, чтобы участники ознакомились с какими-либо письменными материалами, следует раздать их заблаговременно.
По закону собрание должно собираться не реже 1 раза в год. На практике же периодичность собраний зависит от многих факторов. Следует помнить, что на общих собраниях, когда в одном зале присутствуют несколько десятков человек, вырабатывать серьезные решения по бесчисленному множеству текущих вопросов невозможно, да и не нужно. В основном на собрании должны приниматься решения по общим стратегическим вопросам или по тем, которые закон относит к его исключительной компетенции, например:
· внесение изменений и дополнений в устав товарищества
· реорганизация или ликвидация товарищества
· отчуждение, передача в аренду или в залог общего имущества
· o приобретение, строительство, реконструкция и т.п. недвижимого имущества в кондоминиуме;
· получение кредитов и других заемных средств;
· определение направлений использования дохода от хозяйственной деятельности товарищества;
· установление размеров обязательных платежей и взносов членов товарищества, принятие правил проживания в КТ, определение размера вознаграждения членам правления, оплаты труда должностных лиц и т.п.
Определение повестки дня собрания
Прежде, чем приступить к составлению повестки дня, полезно обсудить задачи и цели собрания и решить основной вопрос, а именно: чего вы собираетесь добиться в результате проведения собрания? Что, с вашей точки зрения, должно быть самым важным на собрании? Например, внесение исправлений в бюджет организации, привлечение новых людей к работе или внесения поправок в правила проживания с целью устранения конфликтных ситуаций.
В случае необходимости принятия нескольких решений, полезно бывает выносить их на обсуждение собрания в таком порядке, который будет содействовать наилучшему проведению собрания. Тут можно соблюдать следующие правила:
решения по простым вопросам принимаются прежде всего - это помогает людям включиться в работу;
трудные решения по спорным вопросам - решения, требующие длительных дискуссий и затрат энергии, принимаются сразу после решений по простым вопросам, пока люди еще не устали;
решения средней трудности по не спорным вопросам - важные решения, по которым имеется общая точка зрения, должны приниматься в последнюю очередь. Энергия участников собрания уже на исходе, и, при возможности, полезно заканчивать собрания на позитивной ноте.
Обязательно отводите определенное время на рассмотрение каждого пункта повестки дня. Регламент позволяет вам держать ход собрания под контролем, так чтобы вы могли вовремя закончить его. Все ценят свое время, и вы обеспечите более эффективное участие и помощь других, если не будете позволять собраниям затягиваться до бесконечности.
После того, как повестка дня подготовлена, следует обязательно назначить ответственных за представление каждого пункта повестки.
Образец повестки дня:
1. 19:00 Доклад председателя ..........................................................
2. 19:20 Обсуждение вопроса о техническом состоянии дома.
3. 19:40 Рассмотрение вопроса об ...................................................
4. 19:50 Рассмотрение .......................................................................
5. 20:20 Утверждение ........................................................................
6. 20:25 Избрание ................................................................................
7. 20:45 Утверждение ........................................................................
8. 20:55 Оценка и закрытие собрания.
Проведение собрания
Все участники собрания должны выполнять какую-либо миссию, для того чтобы собрание прошло успешно. Ниже приводятся некоторые рекомендации, которые следует соблюдать организаторам собраний.
Распределение ролей на собрании. Председатель собрания играет роль ведущего:
· Держит во внимании цели собрания.
· Направляет собрание на обсуждение вопросов повестки дня.
· Привлекает всех присутствующих к участию в собрании, контролируя поведение людей, склонных к тому, чтобы доминировать, а также ободряя более застенчивых людей.
· Поддерживает конструктивную обстановку и демократичность в принятии решений.
Ведение протокола. Следует вести протокол собрания. Обычно этим занимается секретарь. В протоколе бывают отражены основные идеи, высказанные участниками, результаты голосования, сформулированы принятые решения.
Ответственный за соблюдение регламента следит за часами и предупреждает председателя или выступающего о том, что заканчивается время, отведенное на обсуждение того или иного вопроса. Предупреждение означает не приказ выступающему немедленно прекратить выступление и замолчать, а просьбу как можно скорее закончить свою мысль.
Несколько рекомендаций по ведению собрания
1. Начинайте собрание пунктуально. Если вы хотите, чтобы люди приходили на собрание вовремя, начинайте вовремя собрание, даже если к моменту начала собрания присутствует только 51% участников. Когда люди опаздывают на собрание и видят, что оно уже началось, в следующий раз они будут пунктуальнее. Поощряйте тех, кто пришел вовремя, не заставляя их ждать, пока соберутся другие.
2. Приветствуйте всех пришедших на собрание и представляйте их друг другу. С самого начала задавайте дружеский и доброжелательный тон. Покажите, что вы высоко цените участие людей в собрании. Если кто-либо из присутствующих не знаком со всеми другими, пусть все представятся друг другу.
3. Повестка дня собрания утверждается правлением заранее. Тем не менее, если кто-то хочет внести предложение по поводу следующего собрания, то спросите у присутствующих, какие есть предложения по составлению будущей повестки дня собрания или дополнения к ней, важно заручиться согласием людей относительно того, что будет обсуждаться на следующем собрании. После того, как будут предложены изменения и дополнения, предложите утвердить повестку дня следующего собрания или предложите вынести ее для обсуждения правления товарищества.
4. Разъясните участникам собрания процедуру и правила проведения собрания. Если это первое собрание, остановитесь на элементарных правилах и процедурных вопросах. Хорошо, если эти правила будут сформулированы, отпечатаны и розданы членам товарищества заранее.
5. Избегайте принятия решений, требующих выяснения многих подробностей. Некоторые вопросы требуют для своего решения выяснения множества мелких подробностей и деталей. Решение таких вопросов не следует возлагать на общее собрание. Предложите передать рассмотрение данного вопроса правлению КТ.
6. Добивайтесь обязательств. Принятие людьми каких-либо обязательств - важный момент включения жителей в деятельность товарищества. Не пожалейте времени на то, чтобы записывать имена людей и поручения .
7. Подводите итог обсуждений. Люди обсуждают вопросы намного дольше, чем необходимо. Председатель помогает людям заметить, что они начинают повторяться, или что уже имеется общее согласие, продвигает обсуждение, спрашивая, готовы ли участники голосовать по данному вопросу.
8. Будьте гибкими. Время от времени, возникают вопросы и проблемы, которые являются настолько важными, что вам придется изменить повестку дня, чтобы обсудить эти вопросы, прежде чем вернуться к установленной повестке дня. Вы можете предложить пятиминутный перерыв, собрать членов правления, чтобы посовещаться, прежде чем решить, как продолжать собрание. Будьте готовы рекомендовать альтернативную повестку дня, снимая или откладывая отдельные пункты в случае необходимости.
9. Подведите итоги собрания и перечислите вытекающие из них задачи. Зафиксируйте достигнутое согласие по тем или иным пунктам повестки дня, подчеркните то, кто именно и чем будет заниматься.
10. Поблагодарите участников. Найдите время для того, чтобы поблагодарить каждого, кто участвовал в организации и проведении собрания, особенно выполнявших формальные обязанности, и тех, кто помог подготовить материалы, помещение. Напомните всем о дате проведения следующего собрания.
Как видим, повысить эффективность собраний можно в основном за счет организационных мер, повышения информированности участников, умелого ведения собрания, предварительной проработки всех вопросов. Очень важно, чтобы люди приходили на собрание, имея определенный уровень подготовки к нему, позитивный настрой, желание пообщаться.
Заочная форма проведения собрания или заочное голосование
Мы живем в одном доме, объединены общими заботами. Но, безусловно, у каждого из нас есть своя личная жизнь, свои планы, свой распорядок дня. И часто бывает сложно достичь согласия о времени и месте проведения собрания. "Кворум" становится постоянной проблемой в КТ. Многие текущие решения, даже самые пустяковые, могут подвергаться сомнению. Если же в уставе КТ закрепить норму о том, что при отсутствии кворума на собрании, организаторы собрания или члены КТ, пришедшие на собрание, могут принять решение не только о переносе собрания на новый срок, но и о проведении письменного (заочного) голосования, многие организационные проблемы отпадут. Хотя появятся новые, требующие определенных усилий: определить письменно свое мнение по выносимым на собрание вопросам должны иметь возможность 100% членов КТ , определить срок подведения итогов заочного голосования, подготовить бюллетени для всех членов КТ, вручить их под расписку или отправить по почте заказным письмом, наконец, хранить все эти "бумаги" в делах КТ.
Основным способом вовлечения жителей в жизнь товарищества является участие в общих собраниях. Именно общее собрание является тем механизмом, который позволяет учесть интересы и мнения большинства жителей в текущей работе исполнительного органа товарищества. Поэтому важно, чтобы собрания проводились регулярно, и были необходимы жителям. Напомним некоторые правила проведения собраний:
Всегда начинайте и заканчивайте вовремя.
Не позже, чем за 10 дней до проведения собрания, вывешивайте объявления о его проведении в подъезде и помимо этого распространяйте эти объявления напрямую всем участникам через почтовые ящики. Сверьтесь с Уставом своего товарищества относительно требований к срокам оповещения, поскольку они могут быть разными для разных видов собраний.
Вывешивайте в подъезде и раздавайте участникам повестку дня предстоящего собрания, чтобы люди знали, чего следует ожидать от обсуждения на собрании.
Следует вывешивать в подъезде протокол собрания.
Для улучшения явки на собрание следует за день-два обзвонить участников и напомнить им о предстоящем мероприятии.
Если для проведения конкретной дискуссии или принятия конструктивных решений необходимо, чтобы участники ознакомились с какими-либо письменными материалами, следует раздать их заблаговременно.
По закону собрание должно собираться не реже 1 раза в год. На практике же периодичность собраний зависит от многих факторов. Следует помнить, что на общих собраниях, когда в одном зале присутствуют несколько десятков человек, вырабатывать серьезные решения по бесчисленному множеству текущих вопросов невозможно, да и не нужно. В основном на собрании должны приниматься решения по общим стратегическим вопросам или по тем, которые закон относит к его исключительной компетенции, например:
· внесение изменений и дополнений в устав товарищества
· реорганизация или ликвидация товарищества
· отчуждение, передача в аренду или в залог общего имущества
· o приобретение, строительство, реконструкция и т.п. недвижимого имущества в кондоминиуме;
· получение кредитов и других заемных средств;
· определение направлений использования дохода от хозяйственной деятельности товарищества;
· установление размеров обязательных платежей и взносов членов товарищества, принятие правил проживания в КТ, определение размера вознаграждения членам правления, оплаты труда должностных лиц и т.п.
Определение повестки дня собрания
Прежде, чем приступить к составлению повестки дня, полезно обсудить задачи и цели собрания и решить основной вопрос, а именно: чего вы собираетесь добиться в результате проведения собрания? Что, с вашей точки зрения, должно быть самым важным на собрании? Например, внесение исправлений в бюджет организации, привлечение новых людей к работе или внесения поправок в правила проживания с целью устранения конфликтных ситуаций.
В случае необходимости принятия нескольких решений, полезно бывает выносить их на обсуждение собрания в таком порядке, который будет содействовать наилучшему проведению собрания. Тут можно соблюдать следующие правила:
решения по простым вопросам принимаются прежде всего - это помогает людям включиться в работу;
трудные решения по спорным вопросам - решения, требующие длительных дискуссий и затрат энергии, принимаются сразу после решений по простым вопросам, пока люди еще не устали;
решения средней трудности по не спорным вопросам - важные решения, по которым имеется общая точка зрения, должны приниматься в последнюю очередь. Энергия участников собрания уже на исходе, и, при возможности, полезно заканчивать собрания на позитивной ноте.
Обязательно отводите определенное время на рассмотрение каждого пункта повестки дня. Регламент позволяет вам держать ход собрания под контролем, так чтобы вы могли вовремя закончить его. Все ценят свое время, и вы обеспечите более эффективное участие и помощь других, если не будете позволять собраниям затягиваться до бесконечности.
После того, как повестка дня подготовлена, следует обязательно назначить ответственных за представление каждого пункта повестки.
Образец повестки дня:
1. 19:00 Доклад председателя ..........................................................
2. 19:20 Обсуждение вопроса о техническом состоянии дома.
3. 19:40 Рассмотрение вопроса об ...................................................
4. 19:50 Рассмотрение .......................................................................
5. 20:20 Утверждение ........................................................................
6. 20:25 Избрание ................................................................................
7. 20:45 Утверждение ........................................................................
8. 20:55 Оценка и закрытие собрания.
Проведение собрания
Все участники собрания должны выполнять какую-либо миссию, для того чтобы собрание прошло успешно. Ниже приводятся некоторые рекомендации, которые следует соблюдать организаторам собраний.
Распределение ролей на собрании. Председатель собрания играет роль ведущего:
· Держит во внимании цели собрания.
· Направляет собрание на обсуждение вопросов повестки дня.
· Привлекает всех присутствующих к участию в собрании, контролируя поведение людей, склонных к тому, чтобы доминировать, а также ободряя более застенчивых людей.
· Поддерживает конструктивную обстановку и демократичность в принятии решений.
Ведение протокола. Следует вести протокол собрания. Обычно этим занимается секретарь. В протоколе бывают отражены основные идеи, высказанные участниками, результаты голосования, сформулированы принятые решения.
Ответственный за соблюдение регламента следит за часами и предупреждает председателя или выступающего о том, что заканчивается время, отведенное на обсуждение того или иного вопроса. Предупреждение означает не приказ выступающему немедленно прекратить выступление и замолчать, а просьбу как можно скорее закончить свою мысль.
Несколько рекомендаций по ведению собрания
1. Начинайте собрание пунктуально. Если вы хотите, чтобы люди приходили на собрание вовремя, начинайте вовремя собрание, даже если к моменту начала собрания присутствует только 51% участников. Когда люди опаздывают на собрание и видят, что оно уже началось, в следующий раз они будут пунктуальнее. Поощряйте тех, кто пришел вовремя, не заставляя их ждать, пока соберутся другие.
2. Приветствуйте всех пришедших на собрание и представляйте их друг другу. С самого начала задавайте дружеский и доброжелательный тон. Покажите, что вы высоко цените участие людей в собрании. Если кто-либо из присутствующих не знаком со всеми другими, пусть все представятся друг другу.
3. Повестка дня собрания утверждается правлением заранее. Тем не менее, если кто-то хочет внести предложение по поводу следующего собрания, то спросите у присутствующих, какие есть предложения по составлению будущей повестки дня собрания или дополнения к ней, важно заручиться согласием людей относительно того, что будет обсуждаться на следующем собрании. После того, как будут предложены изменения и дополнения, предложите утвердить повестку дня следующего собрания или предложите вынести ее для обсуждения правления товарищества.
4. Разъясните участникам собрания процедуру и правила проведения собрания. Если это первое собрание, остановитесь на элементарных правилах и процедурных вопросах. Хорошо, если эти правила будут сформулированы, отпечатаны и розданы членам товарищества заранее.
5. Избегайте принятия решений, требующих выяснения многих подробностей. Некоторые вопросы требуют для своего решения выяснения множества мелких подробностей и деталей. Решение таких вопросов не следует возлагать на общее собрание. Предложите передать рассмотрение данного вопроса правлению КТ.
6. Добивайтесь обязательств. Принятие людьми каких-либо обязательств - важный момент включения жителей в деятельность товарищества. Не пожалейте времени на то, чтобы записывать имена людей и поручения .
7. Подводите итог обсуждений. Люди обсуждают вопросы намного дольше, чем необходимо. Председатель помогает людям заметить, что они начинают повторяться, или что уже имеется общее согласие, продвигает обсуждение, спрашивая, готовы ли участники голосовать по данному вопросу.
8. Будьте гибкими. Время от времени, возникают вопросы и проблемы, которые являются настолько важными, что вам придется изменить повестку дня, чтобы обсудить эти вопросы, прежде чем вернуться к установленной повестке дня. Вы можете предложить пятиминутный перерыв, собрать членов правления, чтобы посовещаться, прежде чем решить, как продолжать собрание. Будьте готовы рекомендовать альтернативную повестку дня, снимая или откладывая отдельные пункты в случае необходимости.
9. Подведите итоги собрания и перечислите вытекающие из них задачи. Зафиксируйте достигнутое согласие по тем или иным пунктам повестки дня, подчеркните то, кто именно и чем будет заниматься.
10. Поблагодарите участников. Найдите время для того, чтобы поблагодарить каждого, кто участвовал в организации и проведении собрания, особенно выполнявших формальные обязанности, и тех, кто помог подготовить материалы, помещение. Напомните всем о дате проведения следующего собрания.
Как видим, повысить эффективность собраний можно в основном за счет организационных мер, повышения информированности участников, умелого ведения собрания, предварительной проработки всех вопросов. Очень важно, чтобы люди приходили на собрание, имея определенный уровень подготовки к нему, позитивный настрой, желание пообщаться.
Заочная форма проведения собрания или заочное голосование
Мы живем в одном доме, объединены общими заботами. Но, безусловно, у каждого из нас есть своя личная жизнь, свои планы, свой распорядок дня. И часто бывает сложно достичь согласия о времени и месте проведения собрания. "Кворум" становится постоянной проблемой в КТ. Многие текущие решения, даже самые пустяковые, могут подвергаться сомнению. Если же в уставе КТ закрепить норму о том, что при отсутствии кворума на собрании, организаторы собрания или члены КТ, пришедшие на собрание, могут принять решение не только о переносе собрания на новый срок, но и о проведении письменного (заочного) голосования, многие организационные проблемы отпадут. Хотя появятся новые, требующие определенных усилий: определить письменно свое мнение по выносимым на собрание вопросам должны иметь возможность 100% членов КТ , определить срок подведения итогов заочного голосования, подготовить бюллетени для всех членов КТ, вручить их под расписку или отправить по почте заказным письмом, наконец, хранить все эти "бумаги" в делах КТ.