Я думаю, ситуация проста -
Я так же даю расчитываться с Поставщиками, он ведь член правления - а не посторонний человек на фирме, хоть даже с ним не оформлен труд.договор,
Для постраховки можно составить договор на материальную ответственность.
Самое главное при выдаче этих денег-оформить, как на подотчетное лицо под роспись о получении этих денег, чтобы потом эти деньги не затерялись или не потратились на нужды не связанные с предприятием.
Была проверка, ни чего ... замечаний по этому поводу не было, главное, чтобы обязательно отчитался -квитком п/ор от Поставщика либо квитанциями на что была расходованна эта сумма + и к авансовому отчету.
Хочу предостеречь, при выдачи денег обязательно под роспись этого члена правления
Надеюсь мой случай Вам поможет.